Assistant Administratif
  1. LIENS HIERARCHIQUES

  Responsable hiérarchique : Directeur Général

  1. OBJET DU POSTE

Sous l’autorité du Directeur Général, l’Assistant Administratif joue un rôle très capital dans la gestion administrative, commerciale et marketing au quotidien de l’entreprise. Il exécute les tâches administratives et commerciales en rapport avec la mission de la société : accueil, distribution du courrier, rédaction des courriers, préparations des contrats et autres documents, classement documentaires, orientation de la clientèle, la réservation des salles de réunion, supervision de la logistique, gestion du charroi automobile, intendance, la gestion des relations "après-vente" avec les fournisseurs, et assurer l'interface entre les clients, les fournisseurs et les services internes de l'entreprise, etc.

Il développe des méthodes ou/et met en place des outils de travail en fonction du besoin de l’entreprise (ex. : programmes informatiques sur la gestion des clientèles, le pointage de ventes, le stock, le suivi de consommation en carburant, le budget commercial et marketing, …).

  1. TACHES
  • L’exécution des activités du secrétariat de l’entreprise ;
  • La réception et l'orientation de visiteurs, clients, partenaires commerciaux;
  • La préparation et la rédaction des correspondances administratives et commerciales ;
  • La gestion et le suivi du classement administratif et commercial des documents des services et de l’ensemble du courrier entrant et sortant ;
  • La préparation de la distribution et du dispatching interne du courrier entrant et sortant.
  • L’archivage des documents spécifiques de l’entreprise sous sa gestion;
  • Les prises des notes lors des réunions ;
  • L’établissement des comptes rendus et procès-verbaux ad hoc ;
  • Le suivi des dossiers du personnel et de clients transmis à la hiérarchie ;
  • Le suivi des déplacements et missions de service du personnel administratif et commercial ;
  • La préparation et l’organisation de réunions, de rendez-vous et de déplacements des agents ;
  • La gestion du patrimoine de l’entreprise ;
  • La participation à la préparation et la mise en œuvre de la stratégique marketing et commerciale de la société ;
  • La préparation et la gestion des documents commerciaux de la société ;
  • La gestion de commande des outils marketing: cartes de visites, supports visuels, etc.
  • La préparation périodique des éléments permettant l’élaboration du budget de fonctionnement du bureau et du service commercial ;
  • Le contact permanent avec les autres services ;
  • Toute autre tâche du domaine de ses compétences, exigée par la hiérarchie.
  1. RENSEIGNEMENTS ATTENDUS

       4.1. CONNAISSANCES

La performance à ce poste exige une expertise reconnue dans  les domaines suivants :

  • Connaissances de MS Office
  • Connaissance en communication écrite et verbale
  • Gestion de temps
  • Connaissances administratives (Planning, classement, rédaction, …)
  • Connaissances commerciales et marketing

       4.2 COMPETENCES ET ATTITUDES

Les compétences générales et spécifiques, ainsi que les attitudes requises pour ce poste, sont les suivantes :

 Compétences générales

  • Responsabilités et leadership
  • Résolution des problèmes
  • Prise de décisions
  • Communication
  • Convaincre les partenaires
  • Innovation

 Compétences spécifiques à la position

  • Influence et négociations
  • Orienter résultat et stratégie
  • Connaissance du projet et de l’organisation
  • Commercial et marketing
  • Développement des relations interpersonnelles
  • Intégration et flexibilité
  • Qualité
  • Planning et organisation
  • Diriger par l’exemple
  • L’humanisme

Attitude

  • Intégrité et Ethique
  • discrétion et une totale confidentialité.  
  • Orientation vers le client interne ou externe
  • Engagement aux objectifs de l’organisation
  • Attitude positive et dynamique

      4.3COMPORTEMENTS SPECIFIQUES

Les comportements spécifiques attendus des candidats sont :

  • Avoir une bonne capacité à gérer les conflits
  • Aptitudes commerciales et marketing
  • Aptitude à dégager les priorités pour une bonne gestion du temps et des tiers
  • Capacité à manifester de la tolérance
  • Maîtrise de l’accompagnement du changement
  • Avoir de la rigueur au travail
  • Avoir la flexibilité de l’esprit
  • Avoir la capacité d’innovation
  • Manifester le sens d’organisation
  • Capacité de travailler sous stress et dans un environnement mixte et multiculturel en perpétuelle mutation
  1. CONDITIONS PREALABLES AU RECRUTEMENT 

Profil :

  • Avoir travaillé au moins 2 ans en tant qu’Assistant administratif et commercial ou poste similaire ;
  • Avoir une présentation excellente ;
  • Savoir gérer les priorités avec un sens aigu de l’organisation, avec une grande discrétion et une totale confidentialité ;  
  • Etre doté d’une bonne capacité d’écoute, d’un excellent sens du service et de la satisfaction client ;
  • Disposer de la rigueur, du dynamisme et de l’autonomie ;
  • Avoir une bonne maîtrise en bureautique ;
  • Disposer des bonnes capacités de rédaction des rapports et autres documents administratifs et commerciaux;
  • Avoir des aptitudes orientées ventes, d’un excellent sens du service et de la satisfaction client ;
  • Bonne expression en français ;
  • Une bonne disposition au travail en équipe et sous stress.

 Domaine :

Secrétariat Administratif, économie, comptabilité, gestion financière, sciences administratives et commerciales ou équivalent

 Niveau d’instruction : Bac + 3 au minimum

 

 

Detail de l'offre
 
 1
  Kinshasa,
  2 an(s)
 BAC+3
 Francais
 28 / 01 / 2019
Expirée: (2019-02-07 04:00PM)
 
Detail entreprise
 2018-12-13
  Kinshasa, R.D. CONGO